กิจกรรม 5 ส. ในที่ทำงาน

กิจกรรม 5 ส. ในที่ทำงาน

หลังจากกล่าวถึงกิจกรรม 5 ส. ในที่พักอาศัย ซึ่งได้ยกตัวอย่าง ห้องนอน ห้องครัว ห้องน้ำ ซึ่งล้วนแต่ส่งผลต่อสุขภาพอนามัยของผู้พักอาศัยแล้ว ในที่นี้จะกล่าวถึงกิจกรรม 5 ส. ในที่ทำงาน ซึ่งเป็นอีกสถานที่หนึ่ง ที่เราต้องใช้ชีวิต คลุกคลีอยู่ตลอดทั้งวัน และหากที่ทำงานไม่สะอาด มีโอกาสสัมผัสกับกับเชื้อโรค รวมถึงได้รับอันตรายจากอุบัติเหตุได้เช่นกัน

แหล่งสะสมเชื้อโรคในที่ทำงาน

-                   โต๊ะทำงาน เป็นแหล่งสะสมเชื้อโรคอันดับต้นๆ สถานที่ที่เราอยู่ใกล้ชิดที่สุด แต่ใกล้ตัวแห่งนี้คือจุดผลิตเชื้อโรคแห่งหนึ่ง ซึ่งบนโต๊ะทำงานจะประกอบไปด้วยอุปกรณ์สำนักงานนานาชนิด ที่สะสมเชื้อโรคเอาไว้ ตัวพื้นโต๊ะที่บางครั้งก็อาจเก็บฝุ่น หรือคราบสกปรกจากอาหารและเครื่องดื่มซึ่งหากมือไปสัมผัสแล้วหยิบอาหารใส่ปากก็เป็นช่องทางที่อันตรายมากเช่นกัน

-                   โทรศัพท์ มีความชื้นจากเหงื่อและน้ำลาย เป็นปัจจัยสำคัญในการเจริญเติบโตของเชื้อโรค จึงควรหมั่นเช็ดทำความสะอาดด้วยแอลกอฮอล์อยู่เสมอ

-                   เมาส์และคีย์บอร์ดคอมพิวเตอร์ เกิดจากเชื้อโรคที่มาจากมือและนิ้ว ซึ่งจะเห็นได้จากการที่เราเอาคีย์บอร์ดมาเคาะเบาๆ และจะเห็นเศษฝุ่นหล่นลงมาจำนวนมาก

-                   ห้อง Pantry ห้องเก็บอาหาร และอุปกรณ์สารพัดอย่างในที่ทำงาน ซึ่งเป็นห้องที่สมาชิกในที่ทำงานต่างมาใช้งาน จนอาจเป็นแหล่งสะสมเชื้อโรค อาหารหมักหมมในตู้เย็น เป็นแหล่งสะสมเชื้อรา และเชื้อโรคที่มองไม่เห็น และมักจะสัมผัสเป็นประจำ ดังนั้น จึงควรมีแม่บ้านมาทำความสะอาดอยู่เสมอ

-                   ห้องประชุม เป็นโต๊ะที่ใช้งานนานๆ ครั้ง แล้วมีคนนำอาหาร เครื่องดื่มเข้าไปรับประทาน นอกจากนั้นยังมีรีโมทโปรเจคเตอร์-ทีวี ที่ไม่มีใครใส่ใจใน ทำให้ห้องประชุมเป็นแหล่งสะสมเชื้อจุลินทรีย์ได้ง่ายอีกห้องหนึ่ง

-                   ห้องน้ำ ไม่ว่าจะเป็น อ่างล้างมือ ลูกบิดอ่างล้างมือ โถปัสสาวะ โถส้วม สายชำระความสะอาด  เป็นแหล่งเพาะเชื้อโรคเป็นอย่างดี เนื่องจากเชื้อโรคสามารถเจริญเติบโตได้ดีในที่ที่มีความชื้นเหมาะแก่การเจริญเติบโต และมักจะถูกมองข้ามไปในการเช็ดทำความสะอาด

-                   พื้นที่ปูด้วยพรม และเก้าอี้สำนักงาน เป็นแหล่งสะสมของไรฝุ่น ซึ่งก่อให้เกิดโรคภูมิแพ้ นอกจากนั้นความอุ่นและชื้นของพรม ยังเป็นแหล่งเพาะเชื้อโรคได้เป็นอย่างดี เมื่อหย่อนตัวนั่งลงบนเก้าอี้ ไรฝุ่นเหล่านี้ก็จะฟุ้งกระจายออกมาโดยที่เรามองไม่เห็น อาจส่งผลให้ผู้ที่แพ้ง่าย หรือเป็นภูมิแพ้เกิดอาการแพ้ หรือคันตามผิวหนังได้

-                   แก้วกาแฟ แก้วกาแฟที่รับประทานกาแฟหมดแล้ว และได้รับการทำความสะอาด ผึ่งให้แห้ง คงไม่ใช่แหล่งเพาะเชื้อโรค แต่ในทางตรงกันข้าม แก้วกาแฟที่ไม่ได้รับการทำความสะอาด ถูกทิ้งไว้  บางคนอาจทิ้งไว้ค้างคืน กลายเป็นแหล่งเพาะเชื้อรา และแบตทีเรีย เมื่อมีการนำถ้วยกาแฟไปใช้ในคราวต่อไป จึงอาจส่งผลให้เกิดอาการอาหารเป็นพิษได้

การดูแลรักษาความสะอาดในห้องทำงาน ตามหลัก 5 ส.

ส 1 สะสาง

ทำไมต้องสะสาง?

1.  ที่ทำงานคับแคบลง (ทุกวัน) รวมทั้งมีของที่วางเกะกะมากขึ้น

2. ไม่มีที่จะเก็บของ หรือตู้เก็บของไม่พอ

3 .หาเอกสารหรือของใช้ที่จำเป็นไม่พบ

4.  เสียเวลาค้นหาเอกสารหรือของใช้ (ครั้งละหลายนาทีหรือมากกว่า

5.  เครื่องมือเครื่องใช้ หรือวัสดุอุปกรณ์เกิดความสูญเสีย หรือเสียหายบ่อยหรือเสื่อมสภาพ

6.  ตรวจสอบเอกสารหรือวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ยาก

7.  ของหายบ่อย ของที่ควรจะอยู่ในที่หนึ่งกลับไปอยู่ที่หนึ่ง ฯลฯ

การเริ่มต้นสะสาง

1. การกำหนดว่าสิ่งของอะไรบ้างที่จำเป็นต้องทำการสะสาง และแจ้งรายละเอียด ให้ทุกคนทราบ

2. แยกของที่ “จำเป็น” และสิ่งของที่ “ไม่จำเป็น” ออกจากกัน

3. ขจัดสิ่งของที่ “จำเป็น” หรือของที่มีมากเกินความจำเป็นออกแล้วทิ้งหรือทำลาย

จุดที่ควรสะสาง

1. บนโต๊ะทำงานและลิ้นชักโต๊ะทำงานของแต่ละคน

2. ตู้เก็บเอกสาร/ ตู้เก็บของ/ชั้นวางของ

3. บริเวณรอบโต๊ะทำงาน

4. ห้องเก็บของ

5. มุมอับต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกที่ทำงาน

6. พื้นของสถานที่ทำงานรวมทั้งเพดาน

7. บอร์ด ประกาศ คำสั่ง ระเบียบ

ประโยชน์ที่ได้รับจากสะสาง

1. ขจัดความสิ้นเปลืองของการใช้พื้นที่ กล่าวคือ มีพื้นที่ว่างจากการขจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็นหรือวางไว้เกะกะออกไป

2. ขจัดความสิ้นเปลืองทรัพยากร วัสดุ อุปกรณ์เครื่องใช้

3. ลดปริมาณการเก็บ/สำรองวัสดุสิ่งของ

4. ลดการเก็บเอกสารซ้ำซ้อน

5. เหลือเนื้อที่ของห้องทำงาน ตู้ หรือชั้นเก็บเอกสารไว้ใช้ประโยชน์มากขึ้น

6. ลดเวลาการค้นหาเอกสาร

7. สถานที่ทำงานดูกว้างขวาง โปร่ง / สะอาดตายิ่งขึ้น

8. ลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน

ส 2 สะดวก

หลักการสะดวก

1.วางของที่ใช้งานให้เป็นที่ทาง/มีป้ายบอก

2.นำของไปใช้งานแล้วนำมาเก็บไว้ที่เดิม

3. วางของที่ใช้งานบ่อยไว้ใกล้ตัว

4. จัดของที่ใช้งานให้เป็นหมวดหมู่

รายละเอียดการดำเนินการในแต่ละขั้นตอน มีดังนี้

1.             การกำหนดที่วางของในสำนักงาน ตู้เก็บเอกสาร ชั้นวางของ โต๊ะทำงาน เครื่องถ่ายเอกสาร โต๊ะวางคอมพิวเตอร์ โต๊ะพิมพ์ดีด ควรจัดทำผังห้องทำงานและตำแหน่งของอุปกรณ์ต่าง ๆ ดังกล่าวไว้เพื่อให้ทราบทั่วไป (หลังจากมีการปรึกษาหารือร่วมกันแล้ว) ต่อจากนั้นควรศึกษาเทคนิคในการวางของและเลือกใช้ให้เหมาะสม เช่น

2.             การจัดแยกของใช้ตามหน้าที่ในการใช้งานและนำมาวางไว้ในที่กำหนดไว้ (ตามผัง)

3.             ควรวางสิ่งของที่จำเป็นต้องใช้บ่อย ๆ ไว้ให้ใกล้มือ ส่วนของที่ไม่ใช้บ่อย หรือนาน ๆใช้ให้วางแยกไว้ต่างหาก

4.             การวางของที่มีรูปทรงสูงให้วางไว้ด้านใน (ของตู้ / ชั้นเก็บของ) ส่วนของที่มีรูปทรงต่ำกว่าให้วางไว้ด้านนอก

5.             การวางของหนัก ควรวางไว้ข้างล่าง (ของตู้/ชั้นเก็บของ) ส่วนของที่เบาให้วางไว้ข้างใน

6.             สำหรับของที่ใช้บ่อยครั้งวางไว้ในระดับความสูงเท่ากับช่วงตัว

ประโยชน์ที่ได้รับจากสะดวก

1. ลดเวลาการหยิบของมาใช้งาน โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา

2. ลดเวลาการทำงานในภาพรวม ทั้งนี้ หากงานดังกล่าวสะดวกเป็นงานเกี่ยวกับการใช้บริการประชาชนก็จะทำให้ประชาชนได้รับบริการ ที่รวดเร็วขึ้น

3. ตรวจสอบสิ่งของต่าง ๆ ง่ายขึ้น ดูงามตา

4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ถ้าหากทำงานในแต่ละเรื่อง / แต่ละชิ้น เสร็จเร็วขึ้น ก็จะมีเวลาทำงานอื่น ๆ ได้เพิ่มมากขึ้น

5. เพิ่มคุณภาพของผลผลิต/ผลงาน ทั้งนี้จากการที่ผู้ปฏิบัติงานมีเวลาตรวจสอบคุณภาพ ของงานที่จะส่งมอบให้ประชาชนผู้รับบริการ ให้มีความถูกต้องสมบูรณ์ครบถ้วนมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะทำให้เกิดภาพลักษณ์ ที่ดีต่อหน่วยงานด้วย

6. ขจัดอุบัติเหตุทำให้ผู้ปฏิบัติงานได้รับความปลอดภัยในการทำงานยิ่งขึ้น

7. เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน ซึ่งจะส่งผลต่อสุขภาพกาย และใจทั้งของผู้ปฏิบัติงานและประชาชนผู้รับบริการ

ส 3 สะอาด

ทำไมต้องทำกิจกรรมสะอาด?

1. สภาพแวดล้อมหรือบรรยากาศในการทำงานไม่สดชื่น แจ่มใส

2. เครื่องมือ/เครื่องใช้หรือวัสดุอุปกรณ์ในการทำงานเสื่อมสภาพ หรือเสียบ่อยใช้งานไม่สะดวก

3. ค้นหาสาเหตุที่อาจก่อให้เกิดความสกปรกเลอะเทอะ หรือเกิดเศษขยะต่างๆ เพื่อหาทางขจัดสาเหตุของปัญหา และวางแผนดำเนินการแก้ไข

4. ปัด กวาด เช็ดถู ให้ทั่วถึงไม่เว้นแม้กระทั่งจุดเล็ก ขอบหรือมุมอับต่าง ๆ

5. ทำร่วมกันทั้งหน่วยงาน “BIG CLEANING DAY” อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง

จุดที่ควรทำความสะอาด

1. ตามพื้น ฝาผนัง บริเวณมุมอับต่าง ๆ

2. บนและใต้โต๊ะทำงาน ชั้นวางของ ตู้เอกสาร (ทั้งภายในและภายนอกตู้)

3. บริเวณเครื่องมือ/อุปกรณ์ และที่ตัวเครื่องมือ/อุปกรณ์ เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์เครื่องทำสำเนา ฯลฯ

4. เพดานห้อง และมุมเพดาน

5. หลอดไฟ และฝาครอบหลอดไฟ

ประโยชน์ที่ได้รับจากกิจกรรมสะอาด

1. สภาพ/บรรยากาศการทำงานสดชื่น น่าทำงาน/น่าอยู่

2. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเครื่องมือ เครื่องใช้ วัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ

3. ช่วยยืดอายุการใช้งานของเครื่องมือ เครื่องใช้วัสดุอุปกรณ์ให้ยาวนานยิ่งขึ้นลดอัตราของเสีย (ที่เกิดจากการเสื่อมสภาพของอุปกรณ์ อาทิ กระดาษ กรณีเครื่องถ่ายเอกสารถ่ายได้ไม่ชัด)

ทั้งนี้สิ่งสำคัญในการรณรงค์ให้ทุกคนรักษาความสะอาดก็คือ หัวหน้าต้องลงมือทำเอง

ส 4 สุขลักษณะ

ปฏิบัติ 3 ส คือ สะสาง สะดวก สะอาด อย่างต่อเนื่องและปรับปรุงให้ดีขึ้น

ขั้นตอนการทำสุขลักษณะ

1. กำหนดให้มีการปฏิบัติกิจกรรมโดยเฉพาะ สะสาง สะดวก สะอาด อย่างต่อเนื่อง เช่น สัปดาห์ละ 1 ครั้ง ตามความเหมาะสมของหน่วยงาน

2. กำหนดมาตรฐาน หรือ แนวทางในการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับ 3 ส แรก อย่างชัดเจน และเป็นที่ยอมรับของสมาชิกในพื้นที่การกำหนดมาตรฐานของพื้นที่โดยทั่วไปมักให้กลุ่มสมาชิกในพื้นที่เป็นผู้กำหนดในช่วงเริ่มต้นทำกิจกรรม เพื่อให้สามารถปฏิบัติได้ง่าย และได้รับความร่วมมือจากสมาชิกในพื้นที่

3. แต่งตั้งคณะกรรมการติดตามผลการดำเนินกิจกรรม 5 ส เพื่อให้เกิดการรักษามาตรฐานต่อเนื่อง

ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำสุขลักษณะ

1. สถานที่ทำงานเป็นระเบียบเรียบร้อย สดชื่น น่าทำงาน

2. ผู้ปฏิบัติงานมีสุขภาพร่างกายและจิตใจที่สมบูรณ์

3. ผู้ปฏิบัติงานเกิดความภาคภูมิใจในหน่วยงาน

4. ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจวิธีการปฏิบัติ (สุขลักษณะ) อย่างมีมาตรฐาน

5. ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้น

ส 5 สร้างนิสัย

สร้างนิสัย เป็นกิจกรรมที่สำคัญที่สุดของกิจกรรม 5 ส เนื่องจากกิจกรรม 5 ส ในภาพรวมจะประสบ

ความสำเร็จหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับคนที่เป็นผู้นำกิจกรรมนี้มาดำเนินการโดยทำ 4 ส อย่างต่อเนื่องเป็นปกติจนกลายเป็นนิสัย

หลักการสร้างนิสัย

1. ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่กล่าวมาแล้วทั้ง 4 ส ให้ดีตลอดไป

2. ให้ความรู้เพิ่มเติมในด้านต่าง ๆ

3. กระตุ้นให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามมาตรฐานและระเบียบของหน่วยงาน ในเรื่องราวต่าง ๆ อย่างเคร่งครัด

4. กำหนดวันทำกิจกรรม 5 ส เป็นประจำทุกวัน อาทิ 5 นาที กับ 5 ส”หรือเป็นประจำทุกสัปดาห์เช่น วันทำความสะอาดประจำสัปดาห์

5. ผู้บริหารต้องคอยกระตุ้นและติดตามการปฏิบัติเสมอ โดยถือว่าการทำกิจกรรม 5 ส เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานปกติประจำ

6. จัดกิจกรรมส่งเสริม เช่น การประกวดพื้นที่และมอบรางวัล เพื่อสร้างขวัญและกำลังใจต่อผู้เข้าร่วมกิจกรรม

ประโยชน์ของการทำกิจกรรม 5 ส ในภาพรวม

สามารถแยกพิจารณา ได้ 2 ส่วน ดังนี้

ประโยชน์ของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน

1. สามารถทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

2. บรรยากาศการทำงานและสถานที่ทำงานดีขึ้น

3. มีสภาพจิตใจแจ่มใส อารมณ์ดี และขวัญกำลังใจดี

4. มีความปลอดภัยในการทำงาน

5. มีส่วนร่วมในการปรับปรุงงานและสถานที่ทำงาน

6. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

7. สามารถเรียนรู้และพัฒนาตนเอง

8. มีสถานที่ทำงานที่เป็นระเบียบเรียบร้อย

ประโยชน์ของหน่วยงาน

1.             เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตและสร้างผลงาน

2.             ลดการสูญเสียและความสิ้นเปลือง

3.             มีพื้นที่และเนื้อที่ใช้งานมากขึ้น

4.             ผู้รับบริการให้ความเชื่อถือและเชื่อมั่นมากยิ่งขึ้น

5.             เปิดโอกาสให้สามารถนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาช่วยในการปฏิบัติงานได้ง่ายขึ้น