ความเข้าใจเกี่ยวกับ
5 ส.
1.
การนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ ส่งผลให้องค์กรไม่ได้รับประโยชน์น์อะไรเพิ่มขึ้น
ซ้ำยังอาจต้องสูญเสียสิ่งต่างๆ ไปโดยไม่จำเป็น ดังนั้น
จึงต้องทำความเข้าใจเป้าหมายและความเป็นจริงของกิจกรรม 5 ส. ให้ถ่องแท้
2.
ความเข้าใจที่คาดเคลื่อน ในองค์กรพนักงานส่วนใหญ่เห็นว่า
เป็นเรื่องยุ่งยาก เสียเวลาทำงาน ไม่คุ้นเคยกับการจัดสถานที่ทำงานใหม่ โดยอ้างว่า
หาข้าวของไม่พบ หยิบใช้ไม่สะดวก ทั้งที่จริงแล้ว 5 ส. ไม่ใช่ความเคยชิน
แต่เป็นความมั่นใจ ตั้งอยู่บนพื้นฐานความชัดเจนว่า ได้จัดวางข้าวของไว้ที่ใด
3.
การปฏิบัติอย่างผิดทาง กล่าวคือ การทำ 5 ส. มิได้เกี่ยวข้องกับเรื่องงบประมาณหรือค่าใช้จ่ายใด
ๆ ดังนั้น การที่หน่วยงานอ้างว่าทำกิจกรรม 5 ส.ไม่ได้
เพราะไม่มีงบประมาณนั้น จึงแสดงให้เห็นว่ายังไม่เข้าใจกิจกรรม 5 ส. ซึ่งเกิดจากบางหน่วยงานคิดว่าการทำกิจกรรม 5 ส.
จะต้องทำให้เป็นระเบียบ สวยงาม จึงมีการเปลี่ยนของที่ใช้อยู่เป็นของใหม่ ลงทุนทาสีห้องทำงาน
ทำให้ต้องจัดงบประมาณเฉพาะเพิ่มขึ้น
ซึ่งถือว่าเป็นความเข้าใจที่ไม่ถูกต้องเป็นอย่างยิ่ง เพราะหลักของ 5 ส. คือต้องใช้ของเก่าให้เกิดประโยชน์ให้ได้มากที่สุด เพื่อแก้ไขความเข้าใจคลาดเคลื่อนดังที่กล่าวมาแล้ว
หน่วยงานใดที่จะเริ่มทำกิจกรรม 5 ส. จึงต้องชี้แจงให้คนเข้าใจตรงกันว่า
"การทำกิจกรรม 5 ส. ไม่ได้มีจุดมุ่งหมายอยู่ที่ความใหม่
แต่อยู่ที่ความเรียบร้อย ประโยชน์ใช้สอยและความประหยัด
4.
ความเกลียดคร้าน คนในองค์กรมักไม่อยากมานั่งสะสาง จึงใช้วิธีทิ้งหมดทุกอย่าง
ของที่ใช้หรือของที่จำเป็นจะถูกโยนลงถังโดยไม่รู้ตัว ดังนั้น
จึงควรตระหนักอยู่เสมอว่า กิจกรรม 5 ส.
ไม่ได้มีเป้าหมายคือก้มหน้าก้มตาทิ้งแต่เพียงอย่างเดียว
แต่คือการคัดการแยกหาของที่จำเป็นกับไม่จำเป็น เพื่อมิให้เกิดผลเสียตามมาภายหลัง
ใครควรทำกิจกรรม
5 ส.
กิจกรรม 5 ส. เป็นงานที่ทุกคนต้องทำ ไม่แบ่งว่าเป็นระดับใด
และต้องทำไปพร้อมๆ กัน อย่างไรก็ตามสำหรับหน่วยงานที่ไม่เคยทำกิจกรรม 5 ส. มาก่อน จุดเริ่มต้นอาจจะต้องเป็นไปในลักษณะ จากบนลงไปล่าง (Top–Down)
โดยต้องเป็นการกระตุ้นจากระดับบริหาร หรือระดับจัดการก่อน โดยเป็นการกำหนดนโยบายและส่งเจ้าหน้าที่เรื่องนี้โดยตรงเข้าไปดูแล
แต่เมื่อถึงเวลาหนึ่ง หน่วยงานแทบจะไม่ต้องเข้าไปยุ่งเกี่ยวเลยด้วยซ้ำ
คนที่รู้จุดมุ่งหมายของ 5 ส. จะสามารถดูแลตนเองในการทำกิจกรรม
5 ส. ได้ในระยะยาว
และที่สำคัญลักษณะของกิจกรรมจะส่งผลย้อนกลับ คือจะเกิดผลดีกลับขึ้นไปจนถึงระดับการบริหารและจัดการในภาพรวม
เรียกว่าย้อนกลับขึ้นไปจากข้างล่างไปสู่ข้างบน (Bottom–up)
ความต่อเนื่อง
สิ่งสำคัญในการลงมือทำกิจกรรม
5 ส. นั้น
คือต้องทำอย่างต่อเนื่อง ทำให้เป็นความเคยชิน ประโยชน์จาการทำ 5 ส. ทั้งจากส่วนบนไปสู่ส่วนล่าง และจากส่วนล่างไปสู่ส่วนบน
จึงจะปรากฏผลชัดเจน
ความเป็นมาของกิจกรรม
5 ส.
จุดเริ่มต้นของ 5 ส. น่าจะมาจากทางตะวันตกก่อน
แต่ที่เริ่มนำมาใช้อย่างชัดเจน คือในประเทศญี่ปุ่น
โดยชาวญี่ปุ่นได้ปรับเปลี่ยนและประยุกต์แนวคิดของตะวันตกในเรื่องการสร้างระเบียบวินัย
และการเพิ่มผลผลิตให้มีความเหมาะสมกับวัฒนธรรมที่มีลักษณะเฉพาะ
เมื่อญี่ปุ่นแพ้สงครามโลกครั้งที่ 2 กองกำลังฝ่ายสัมพันธมิตร
โดยการนำของสหรัฐอเมริกาเข้ายึดครองญี่ปุ่น และได้เรียกร้องให้มีการรักษาคุณภาพของชิ้นส่วนอุปกรณ์โทรคมนาคมที่ผลิตในประเทศ
เนื่องจากในขณะนั้นสินค้าของญี่ปุ่นด้อยคุณภาพมาก
ทางสหรัฐอเมริกาจึงส่งผู้เชี่ยวชาญมาดูแลและให้ความรู้ในเรื่องการควบคุมคุณภาพสินค้าหรือคิวซี
การเข้ามาของแนวคิดในเรื่องการควบคุมคุณภาพหรือ QC ในระยะนั้นเป็นของใหม่สำหรับชาวญี่ปุ่น
แต่บรรดาบริษัทต่างๆ กลับให้ความสนใจและเรียนรู้อย่างจริงจัง ซึ่งอาจเป็นเพราะแนวคิดดังกล่าว
สอดคล้องกับอุปนิสัยของคนญี่ปุ่นอยู่แล้ว
การใช้ความรู้ดังกล่าวเข้ามาควบคุมคุณภาพสินค้า ไล่ไปตั้งแต่ขั้นตอนการออกแบบ
การวิจัย การผลิต การจำหน่าย
และการบริหารได้สร้างประสิทธิภาพให้กับการทำงานและสร้างผลกำไรแก่องค์กรได้อย่างเด่นชัด
จนในที่สุดญี่ปุ่นได้พัฒนาสิ่งที่รับมาจากผู้อื่น ให้กลายเป็น QC ในแบบญี่ปุ่น และกลายเป็นกิจกรรมพัฒนาคุณภาพที่มีความซับซ้อนไป อาทิ
กิจกรรมเพื่อคุณภาพแบบต่อเนื่อง (TQM) ที่มองการพัฒนาคุณภาพโดยรวมของการทำงาน
การทำ 5 ส. ปรากฏให้เห็นในช่วงที่ QC มีการพัฒนารูปแบบ กล่าวคือ หน่วยงานต่างๆ
ต้องการแนวทางพื้นฐานที่เป็นเหมือนแรงผลักให้ผู้ปฏิบัติงานและสภาพแวดล้อมในการทำงานเอื้อประโยชน์ต่อกระบวนการผลิตมากที่สุด
โดย QC เป็นหลักการที่มุ่งควบคุมที่ตัววัตถุมากกว่า
ดังนั้นจึงมีผู้คิดค้นหลักการง่ายๆ ที่จะสนับสนุนกิจกรรม “รากฐาน”
ที่มุ่งไปที่ตัวคนและสภาพแวดล้อม ซึ่งหลักการนั้นก็คือหลัก 5 ส. ที่ทางญี่ปุ่นเรียกว่า 5 S นั่นเอง.
จะเห็นได้ว่า แม้กิจกรรม 5 ส.
จะมีจุดเริ่มต้นมาจากตะวันตก และในประเทศญี่ปุ่น แต่อันที่จริงแล้ว
ก็มิใช่สิ่งไกลตัวเลย ในที่นี้ จึงจะกล่าวถึงการทำกิจกรรม 5 ส.
ในที่พักอาศัย และที่ทำงาน
ซึ่งผู้ร่วมกิจกรรมทุกระดับสามารถเริ่มปฏิบัติได้อย่างเป็นรูปธรรม
และส่งผลต่อสุขภาพของผู้ปฏิบัติโดยตรง ดังนี้